الأعمال المخزنية

من طرف ا خالد النادي الخميس يناير 21, 2010 4:33 pm

ثانيا:- الأعمال المخزنية

ويقوم بها أمين التوريدات ومن أهم هذه الأعمال:-

1- صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشو ف توزيع وإرسال هذه الكشوف للإدارة لاعتمادهصرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن

2- وحفظها بالمدرسة

3- القيد بدفاتر 112 ع0ح ودفاتر 118ع0ح

4- توزيع العهد الفرعي علي العاملين بالمدرسة

5- إعداد حركة الدفاتر المالية شهري

6- التوقيع علي استمارات الجرد بما يفيد صحة الأرصدة المقيدة بدفتر العهدة

7- مسك حساب طوابع البريد الحكومية

8- قيد الشهادات الدراسية واستمارات النجاح وصرفها لأصحابها وتوريد قيمتها

9- الاشتراك في لجان الاستهلاك

الدفاتر والسجلات التي يستخدمها أمين التوريدات

1- أذون الصرف 111ع0ح لطلب صرف الأصناف من المخازن

2- دفتر 112 ع0ح لإضافة الأصناف

3- دفتر 118 ع0ح لقيد العهد المستهلكة والمستديمة وقد يكون بالمدرسة أكثر من دفتر حسب حاجة العمل

4- الاستمارة 193 ع0ح تستخدم لتوزيع العهد الفرعية علي العاملين بالمدرسة

5- الاستمارة 234 ع0ح للصرف الداخلي من مخازن المدرسة

6- الاستمارة 121 ع0ح الخاصة بالجرد

7- الاستمارة 122ع0ح وهي كشف بالزيادة والعجز الناتج عن الجرد

8- الاستمارة 187ع0ح إذن ارتجاع الأصناف

ملاحظات حول القيد بدفاتر 118 ع0ح

1- تتم عمليات القيد علي السطور وليس بينها مع عدم ترك سطور خالية

2- إعداد فهرس منظم يوضح به اسم الصنف ورقم صفحته بالدفتر لسهولة البحث

3- قيد الأصناف بالتريب الهجائي

4- السطر الواحد يكون عليه علمية واحدة إما إضافة وإما خصم وإمامها الرصيد ولا يجوز قيد عملتين إضافة وخصم علي سطر واحد

5- لا يجوز الشطب أو المحو أو استخدم المزيل وفي حالة حدوث خطأ يتم تصحيحه بشطب خفيف بالون الأحمر مع إجراء التصحيح باللون الأحمر والتوقيع بجانبه من أمين التوريدات ومدير المدرسة

تجديد دفاتر العهدة 118 ع0ح

قدا تحتاج المدرسة لتجديد دفاتر العهدة بسبب انتهاء صفحات الدفتر أو لارتباك حالة القيد بالدفتر

1- يجب علي المدرسة قبل البدء ي ذلك الرجوع إلي التوجيه المالي والإداري بالإدارة لأخذ موافقة بذلك

2- يشكل مدير المدرسة لجنة لهذا الغرض برئاسة بأحد العاملين بالمدرسة ويكون من بين أعضائها أمين التوريدات الذي بعهدته الدفتر وصاحب العهدة

3- يسجل في أول صفحة بالدفتر محضر يوضح به أسباب تجديد الدفتر والجهة التي رخصت بالتجديد ويوقع عليه أعضاء اللجنة ومدير المدرسة

4- ترتيب الأصناف هجائيا قبل النقل

5- يقوم احد أعضاء اللجنة بالخصم في الدفتر القديم ليصبح رصيده صفرا ويقوم الآخر بالقيد بالدفتر الجديد علي أن يتم ذلك معا في وقت واحد ويوقع كل منهما بالدفتر الذي معه

6- يكتب في الدفتر القديم عند عملية الخصم نقل إلي ص من الدفتر الجديد ويكتب في الدفتر الجديد عند عملية الإضافة ( منقول من ص من الدفتر القديم )

7- يتبادل العضوان الدفتران لإجراء المراجعة مع التوقيع أيضا

8- يراجع ر يئس اللجنة بطريق الجشني بعض عمليات النقل ويوقع عليها

9- الاحتفاظ بالدفتر القديم بالمدرسة وذلك بعد تقفيل فراغتها

بيان مدد حفظ الدفاتر بالمدرسة

الدفاتر الموضحة بهذا الجدول تظل بالمدرسة بعد الانتهاء منها للمدد الموضحة بكل :-

م	اسم الدفتر أو السجل	مدة الحفظ
1	سجلات الماهيات الشهرية للعاملين استمارة 129 ساير	10سنوات
2	دفتر قيد العاملين 130 ع0ح	10سنوات
3	دفتر قيد البريد الوارد رقم1 مراسلات	15سنة
4	دفتر قيد البريد الوارد رقم 2 مراسلات	15سنة
5	دفتر تسليم البريد رقم 3 مراسلات	5سنوات
6	دفتر حصر السلفة المستديمة 63 ع0ح	5سنوات
7	دفتر حوافظ النقود 37 ع0ح	10سنوات
8	دفتر غياب وحضور التلاميذ استمارة 5ع0ح	سنة واحد
9	دفتر قيد طلبات الالتحاق بالمدرسة	سنة واحد
10	دفتر قيد الاجازات العارضة استمارة 68 ع0ح	سنة واحد
11	دفتر قيد العمال المكلفين بالحراسة ليلا رقم 70	3 سنوات
12	تسليم الشهادات الدراسية للتلاميذ استمارة 39	5 سنوات
13	دفتر حساب المنصرف استمارة 22	5 سنوات
14	دفتر حساب المنصرف استمارة 20	5 سنوات
15	دفاتر 118 ع0ح	مستديم
16	دفتر قيد التلاميذ المدرسة استمارة 31	10سنوات
17	ملفات أوراق التلاميذ المفصولين	سنة واحد
18	الإحصاء الشهري استمارة 51	سنة واحد
19	جداول الدروس	سنة واحد
20	يومية المكتبة استمارة 77	مستديم
21	فهرس كتب المكتبة استمارة 76	مستديم
22	قيد الكتب المعارة استمارة 79	مستديم
23	القرارات والمنشورات والتعليمات	مستديم
24	الشهادات الدراسية	4 سنوات
25	دفتر أذون الإضافة 112ع0ح	5 سنوات
25	كشوف حضور وانصراف الموظفين	5 سنوات
26